Архивирование документов
Один из вариантов хранения — архивирование. Функционал, который доступен в программе, предназначен для хранения первичных документов в отдельной базе. Благодаря этому к ним можно обратиться в любой момент. Например, если программа Медок сохраняет большое количество документации, которая вам по факту не нужна, но может понадобиться контрагенту или при фискальной проверке.
|
|
В «Реестре первичных документов» вы можете увидеть такие документы. С помощью функционала архивирования вы можете перенести их в отдельную базу, которая может храниться на компьютере или сервере.
Документы всегда будут доступны для просмотра или экспорта, если в программе указан путь в базе. В любой момент вы можете отключить к ней доступ или включить его, когда понадобятся архивированные документы.
Документация в таком виде сохраняется со всеми необходимыми реквизитами согласно законодательству. Вы можете не волноваться за юридическую значимость такого формата хранения.
Выгрузка документов в PDF
Если вы желаете сохранить свои документы с возможностью просмотреть их без дополнительного программного обеспечения, то можете выбрать формат PDF. На эту тему возникает много вопросов о юридической силе подписи в файле, и может ли он считаться оригиналом документа.
Как правило, на обычном PDF присутствует изображение подпись ответственного лица, если на оригинале пользователь ставит печать предприятия и собственноручную подпись. Нужно понимать, что эта картинка не является квалифицированной подписью и не может заверять содержание и вид электронного документа в соответствии с законодательством, регулирующим применение КЭП. Поэтому такой формат выгрузки можно использоваться лишь в качестве ознакомления или предъявления копии, но не может быть оригиналом документа.
Выгрузка документов с подписями
В программе Медок вы можете выгружать документы в формате PDF и с электронными подписями. Для сохранения всех необходимых реквизитов согласно законодательству, в том числе и электронной подписи, следует выбирать формат .P7S или CAdES. Как это работает? Если выгружать файл PDF с форматом подписи CAdES, то вы получите один файл формата PDF. Электронная подпись находится в середине документа. Если кто-то изменит формат, то ЭП исчезнет. Файл можно открыть в любой программе, которая «читает» PDF, например, Adobe Acrobat Reader DC. Обратите внимание, что в таком варианте загрузки вы не увидите визуализацию собственноручной подписи и печати ответственного лица.
